5. § Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering is erop gericht de realisatie van de beleidsdoelstellingen te sturen, beheersen en ondersteunen. Onze opgaven stellen eisen aan de ambtelijke organisatie: wij zijn betrokken bij wat er om ons heen gebeurt, wij zijn aanspreekbaar voor onze burgers en betrouwbaar in wat wij voor hen doen. Bedrijfsvoering maakt dat mogelijk. Hoe doen wij dat?
Wij zijn professionals die hun vak verstaan en in staat zijn te bouwen aan een organisatie die de verbindende schakel vormt tussen ondernemers, burgers en maatschappelijke partners. 
Inhoudelijke beleidsontwikkeling en het managen van percepties (over dat beleid en de Provincie als afzender) worden bij elkaar gebracht, als antwoord op een snel veranderende wereld waarin inhoud en communicatie steeds meer vervlochten zijn geraakt. 

We voeren de in 2022 geactualiseerde Organisatievisie 2020 verder uit. We willen de positieve trend uit het Werkbelevingsonderzoek 2021 vasthouden door te blijven investeren in ambtelijk vakmanschap, door strak te blijven sturen op inhuur en opdrachtverleningen en door onze werkprocessen verder te stroomlijnen (uitvoering en bijstelling van de Zo Werken Wij-kaders). We geven verder gevolg aan het programma bestuurscultuur. Vanuit een constructieve bestuurlijk-ambtelijke samenwerking positieve impact realiseren voor Limburg, is en blijft het ultieme doel. 

Ook zetten wij ons in voor het klimaatneutraal maken van de organisatie. Dit doen wij door duurzaamheidscriteria te verankeren in de haarvaten van onze organisatie. De onderdelen Human Resources, communicatie en informatievoorziening, juridische zaken, inkoop en aanbesteding , financiën en huisvesting en facilitaire zaken zullen ieder eigen doelstellingen hierover opnemen in het toekomstige klimaatplan 2024-2030 (motie 2798).

Wij zorgen voor een kwalitatief goede basisdienstverlening aan de medewerkers en aan de organisatie in de vorm van een gedegen salarisadministratie, (financieel) personeelsbeheer, juridisch en personeelsadvies en leer- en ontwikkelactiviteiten. Om de organisatie verder te versterken met het oog op de toekomst ligt de focus op doorontwikkeling van in-, door- en uitstroomactiviteiten en behoud van medewerkers, door in te zetten op recruitment, talentontwikkeling, nieuwe leer- en ontwikkelactiviteiten, vitaliteit en inclusie.

Topics 2024

• We maken een vertaling van de toekomstige opgaven weergegeven in het coalitieakkoord naar inzet persoon en de organisatie die daarbij past;
• Arbeidsmarkcommunicatie en recruitment: we zetten kennis van de arbeidsmarkt in om de juiste profielen te werven voor de uitdagingen van de toekomst op het gebied van energie, klimaat, stikstof, water en huisvesting. Dit proces ondersteunen we door een goede arbeidsmarktprofilering, zodat we geschikte kandidaten voor ons weten te interesseren. We actualiseren ons wervings- en selectiebeleid;
• Strategische personeelsplanning: we maken een analyse van het huidige personeelsbestand zowel kwantitatief als kwalitatief en vertalen dit naar een plan van aanpak op het gebied van leren en ontwikkelen en werving. Tenslotte verankeren we dit proces in de jaarplancyclus; 
• Leren en ontwikkelen: we vertalen het coalitieakkoord naar nieuwe leerlijnen gebaseerd op de opgaven en we werken samen met managers aan een versterking van de leercultuur onder meer door frequente voorlichting over het leeraanbod in clusters;
• Vernieuwing traineeprogramma: we heroriënteren ons op het traineeship RichtingZuid met als doel jonge toptalenten te interesseren voor een bijdrage aan de strategische opgaven van Limburg;
• We werken onze plannen wat betreft diversiteit en inclusie uit in een concreet plan van aanpak;
• Management Development: we maken een start met een MD-programma voor en met onze managers en leidinggevenden om hun leiderschap te versterken en hen te ondersteunen in hun HR-verantwoordelijkheid. Tevens wordt kennisuitwisseling onder managers hiermee bevorderd;
• Optimalisering dienstverlening: we passen onze processen voortdurend aan op basis van strategische keuzes, nieuwe inzichten en evaluaties. 

De activiteiten vanuit communicatie kennen een duidelijke focus, waarbij de prioriteiten van de organisatievisie en het coalitieakkoord centraal staan. Deze vormen de basis om communicatie-inspanningen (en de bijbehorende capaciteit) uit te voeren. 

2024 staat in het teken van de totstandkoming van de nieuwe beleidskaders. Dat betreft het uitwerken, definiëren en uitvoeren van gepaste communicatie-uitingen, met aandacht voor de meest beeldbepalende thema’s en projecten binnen de (nieuwe) beleidskaders en de ondersteuning van bestuur op inhoud en communicatie naar buiten.

Wij ondersteunen de provinciale organisatie bij het realiseren van de maatschappelijke opgaven door middel van een kwalitatief goede informatievoorziening en spelen een centrale coördinerende en adviserende rol op het gebied van het gebruik en het beheer van data met specifieke aandacht voor informatiebeveiliging, dossiervorming en archivering.

Leidend voor de werkzaamheden is het uitvoeringsprogramma van het in 2021 vastgestelde Strategisch Informatiebeleid Limburg SIBL . Hierin zijn o.a. de volgende speerpunten te onderscheiden:

• Dataficatie;
• Informatiebeveiliging;
• Informatiebeheer- en archivering;
• Digitale dienstverlening, o.a. in relatie tot de implementatie van wettelijke verplichtingen als de Wet Open Overheid (Woo), Omgevingswet, Single Digitale Gateway (SGD), Digitale Toegankelijkheid, Wet digitale overheid (Wdo) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv).

Daarnaast zal in 2024 extra aandacht uitgaan naar actuele ontwikkelingen rondom ethiek, algoritmen en kunstmatige intelligentie.

Wij leveren de expertise die nodig is om de ambities van het provinciebestuur op een rechtmatige manier te kunnen verwezenlijken. Dit doen we vanuit de teams Bestuursrecht, Omgevingsrecht, Privaatrecht en het secretariaat van de Ondernemingsraad (OR). We doen dat op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door het (helpen bij het) opstellen van subsidiebeschikkingen, overeenkomsten of vergunningen, door te adviseren over de governance bij publiek-private samenwerkingen of door de juridische risico’s in projecten inzichtelijk te maken en te adviseren over hoe we binnen de gegeven context daar zo goed mogelijk mee om kunnen gaan.

Wij adviseren gevraagd en ongevraagd over de doelmatigheid en rechtmatigheid van opdrachten, het thema Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, het inkoop- en aanbestedingsbeleid, uitvoeren van inkoopanalyses én contractmanagement- en beheer. Inkoop en aanbestedingen is eindverantwoordelijk voor de begeleiding van aanbestedingsprocedures vanaf € 50.000 en het centraal contractbeheer. 

Grootste uitdagingen voor 2024 is het doorpakken op de ingeslagen weg met betrekking tot de organisatiebrede professionalisering van contractmanagement en parallel hieraan het verder versterken van onze eigen bedrijfsvoering.

Wij zorgen voor het financiële beleid en beheer. Aan de basis staat een up-to-date financiële administratie en betrouwbare financiële verslaglegging.

Topics 2024
•    Verdere digitalisering planning en control en ontwikkeling financiële dashboards;
•    Actualisering van de financiële verordeningen ten behoeve van de nieuwe Statenperiode. Het is gebruikelijk deze elke nieuwe Statenperiode te actualiseren.

We leveren een stevige bijdrage aan het behalen van (strategische) organisatiedoelstellingen door:
•    het ontwikkelen en monitoren van subsidiebeleid; 
•    het geven van advies over het al dan niet inzetten van het subsidie-instrument om organisatiedoelstellingen te behalen; 
•    het uitvoeren en continu verbeteren van het proces en de ondersteunende systemen; 
•    het leveren van juridische/rechtmatige en financieel goed onderbouwde subsidiebeschikkingen. 
Subsidieaanvragen worden daarbij zo spoedig mogelijk en binnen de wettelijke termijnen afgehandeld. 

Wij organiseren en regisseren de interne facilitaire dienstverlening en huisvesting. Wij leveren als dynamische en strategische partner expertise door op een klantgerichte, resultaatgerichte en flexibele manier te werken. Belangrijk is het verminderen van het energiegebruik en het realiseren van een klimaatneutrale organisatie in 2050. Daarnaast verweven wij circulariteit in onze bedrijfsvoering.